10 kuldreeglit täiusliku e-kirja koostamiseks

Foto: SCANPIX

Tänapäeval on e-mailid peamised suhtluse allikaks, kuid sageli on need kirjutatud lohakalt ning ebaviisakalt. Ole teistest üle ning kirjuta ideaalseid kirju, õpetab shine.yahoo.com.

1. Lihvi oma kirja pealkirja

Ole spetsiifiline. Selle asemel, et panna oma kirjale teemaks «uus projekt», nimeta see ümber hoopis «Tiina uus projekt: lähenev tähtaeg teisele ülesandele». Täpsemad, konkreetsemate teemadega ja spetsiifilisemad kirjad on huvitavamad.

2. Ära mattu sissejuhatusse

Kui sa tahad inimesi tüüdata, siis tee enne pointini jõudmist pikk sissejuhatus. Kui tahad aga firma ja enese mainet tõsta, kirjuta ühe-kaherealine sissejuhatus ning asu kohe teema kallale.

3. Nõua täiendavaid tegusid

Lõpeta e-kiri soovituste või tegutsemist vajavate asjadega. Näiteks: «Ma helistan sulle esmaspäeval kell 10, et arutada seda edasi» või «Millal me jõuame selle lõpetada?». Kui kirjas konkreetseid edasisi tegevusi pole, võib juhtuda, et miski ei muutu.

4. Ole inimlik

Inimesed, kellest sa iial ei oskaks oodata jahedust ning järsku suhtlemist, muutuvad sageli sellisteks oma e-mailides. Et olla asjalik ja «ärilik», ei pea olema kalk ning umbisikuliselt suhtlema. Püüa meeles pidada, et kirja saaja, just nagu sinagi, on samuti inimene.

5. Loe oma e-mail üle

Üks kirjaviga, valesti käänamine või lauseehituse eksimus võib näida hooletu ja lugupidamatu. «Puhaste» kirjade saatmine tõstab sind massist kõrgemale.

6. Kontrolli adressaati

Alati veendu, et saadad kirja õigele inimesele. Lihtne on vajutada «saada» nuppu ja alles siis avastada, et saatsid kirja inimesele, kellel polnud vaja seda näha. Ole adressaatidega eriti ettevaatlik!

7. Käitu korralikult

Ametlikes kirjades väldi tundlikke teemasid nagu seks, rass, usk ja puuded. Oma hoolimatu kirjutamise ja ebavajalike mõtete-arvamuste avaldamisega võid sattuda väga halbadesse situatsioonidesse. Sa ise võid küll mõelda, et ei tee midagi halba, kuid teised võivad mõelda erinevalt.

8. Vali kirja saajaid

Sa ainult ärritad inimesi, kui saadad pidevalt e-maile kolleegidele, kes antud teemaga seotud pole.

9. Helista

Kui pead e-maili kirjutades kulutama rohkem kui viis minutit, siis parem helista. Nii on kergem pikki asju seletada ja saad alati telefonivestluse kokkuvõtte lühidalt meili teel kinnitada. Mõndadel juhtudel on näost-näkku kontakt veelgi parem.

10. Väldi asjatut vastamist

Kui sul saadud e-maili vastuseks peale tänamise muud öelda pole, siis kaalu tugevalt selle saatmise mõttekust. Sageli sa lihtsalt risustad teise postkasti tühjade meilidega.