/nginx/o/2010/08/16/418732t1h1fe9.jpg)
Sügis on ikka suur töötegemise aeg, kus meie tähelepanu eest võitleb tuhat ülesannet ja e-maili. Ardo Reinsalu kirjutab ajajuhtimisblogis ajajuhtimine.ee, et siin aitaks terade eraldamine sõkaldest ehk prioriteetide seadmine.
Kuidas oma töid ja tegemisi tähtsuse järjekorda seada?
Juhime tähelepanu, et artikkel on rohkem kui viis aastat vana ning kuulub meie arhiivi. Ajakirjandusväljaanne ei uuenda arhiivide sisu, seega võib olla vajalik tutvuda ka uuemate allikatega.
Enamik ajajuhtimisteooriaid räägib vajadusest seada endale eesmärke ning nendest lähtuvalt järjestada igapäevased tegevused vastavalt olulisusele. Ehk siis hea ajajuhtija eesmärk pole teha kõige rohkem tegevusi, vaid tegeleda eelkõige oluliste, lisaväärtust loovate tegevustega ja seejärel ülejäänutega.
Ardo Reinsalu on koostanud lühiülevaate enamlevinud tehnikatest, millest võib kasu olla oma ülesannete ja kohustuste järjestamisel.
Itaalia majandusteadlase Vilfredo Pareto 80-20 protsendi reegel on imbunud pea kõikidesse valdkondadesse. Ajajuhtimise kontekstis tähendab see seda, et 20 protsenti meie tegevustest annab 80 protsenti lisaväärtusest.
Ehk siis näiteks 20 protsenti minu tööpäeva jooksul kulutatud ajast annab 80 protsenti selle päeva töö tulemusest. Seega on minu ülesandeks leida igas päevas üles need 1,5 tundi tööülesandeid, mis on absoluutselt kriitilised oma tööalaste eesmärkide saavutamiseks.
Just need ülesanded on prioriteetsemad. Ma tegelen nendega endale hästi sobival ajal päevast, kus olen vaimselt aktiivne ja kus on võimalikult vähe segajaid. Seejärel võtan kätte ka ülejäänud 80 protsenti tegevusi, aga kui mõni neist jääb tegemata, ei juhtu midagi hullu.
Teine lihtne võte on ABC-tehnika. Kõige levinum ABC-analüüs jagab suure hulga andmeid (tegevusi, ülesandeid, jmt) kategooriatesse, mida nimetatakse vastavalt A-grupp, B-grupp ja C-grupp.
Grupis A on kiired ja olulised tegevused. Grupis B olulised, aga mittekiired tegevused ning grupis C mittekiired ja väheolulised tegevused. Lisaks saab ka grupi sees jagada tegevusi nende olulisuse järgi, kus näiteks A1 on olulisem kui A2 jne.
Kolmas võimalus on ABC-tehnikat kasutada ajalise prioriteedi määramiseks. Näiteks grupis A on tegevused, mis vaja kindlasti täna valmis saada. Grupis B on tegevused, mille tähtaeg on nädala jooksul. Grupis C aga ülesanded, mis nõuavad meie tähelepanu kuu aja jooksul.
ABC-tehnika eelis on selle lihtsus ja paindlikkus – kerge vaevaga on võimalik lisada ja muuta nii kategooriaid kui tähtsuse järjekorda seadmise kriteeriume.
Neljas tehnika on sisuliselt ABC-meetodi edasiarendus, aga ehk kõige kuulsam tegevuste tähtsuse järjekorda seadmise tehnika üldse – Eisenhoweri maatriks. Väidetavalt kasutas seda tehnikat Ameerika Ühendriikide President Dwight D. Eisenhower ja 60 aastat hiljem on see meetod aktuaalsem kui kunagi varem.
Eisenhoweri tehnika jagab tegevused nii olulisuse kui ka kiiruse järgi nelja gruppi – kiired ja olulised (kiired ja tootlikud ülesanded, kriisid), kiired ja väheolulised (katkestused, osa telefonikõnedest, mõned aruanded), mittekiired ja olulised (planeerimine, probleemide ennetamine, suhete arendamine), mittekiired ja väheolulised (ajaraiskajad, vaidlused).
Siinkohal on oluline analüüsida, millises grupis täna enamik meie igapäevaseid kohustusi asub. Selge, et tuleks vähendada mõlema väheolulise grupi osakaalu.
Efektiivsed inimesed kulutavad 45-70 protsenti oma ajast aga mittekiirete ja oluliste tegevuste grupis, kuna see võimaldab tegeleda suurt lisaväärtust loovate asjadega just endale sobival ajal.