Õpime proffidelt: viis soovitust, kuidas olla sama produktiivne nagu tippettevõtjad

Foto: Pexels / CC0 Licence

Tippettevõtjad tunduvad kohati olevat imeinimesed – lisaks vastutusrikkale tööle leiavad nad justkui mängeldes aega ka spordi, hobide ja sotsiaalelu jaoks. Kuidas nad seda teevad? Mida saame neilt õppida?

New Yorgi Founder Institute juhtivdirektor Kevin Siskar ütleb, et ettevõtjate puhul huvitab inimesi tihti see, kuidas nad alustasid, kuid vähem see, kuidas nad igapäevaselt juba edukad olles suure töökoormusega hakkama saavad. See info on aga samuti oluline, et teada, missuguseid harjumusi oma elus arendada, et sama kaugele jõuda. Kevin Siskar annab soovitusi, kuidas olla produktiivne.

Tähelepanu juhtimine

Kui ajajuhtimine tähendab oma aja jaotamist 24 tunni jooksul, siis tähelepanu juhtimine märgib oskust planeerida päevaseid tegevusi mõeldes sellele, kuidas ülesandele keskenduda ja see tehtud saada. Päeva jooksul saab keskmine nutitelefoni omanik oma telefoni palju teavitusi näiteks Facebookist, Instagramist, postkastist ja mujalt. Sellised teated on teiste inimeste sulle dikteeritud tegevuste nimekiri. Teiste dikteeritud tegevuste nimekirjast eemal olemise planeerimine ning kohal olemine annab sulle võistusliku eelise.

Keskendumisvõimel on kaks elementi: prioritiseerimine ja keskendumine. Prioritiseerimine tähendab valimist, millistele ülesannetele aega pühendada. Keskendumine on võime viia hetkeolukorras asjad ellu. Keskendumisvõimet saab arendada mediteerimisega. Mediteerimiseks sobivad hästi sellised mobiilirakendused nagu Headspace või Calm. Mitmed uuringud on näidanud, et mediteerimine aitab vähendada seda, kui palju inimene oma tähelepanu kahe ülesande vahel jagab.

Soovitatav on ka planeerida enne und ekraanivaba aega, mida saab veeta raamatut lugedes, et paremini uinuda. Unevaegus vähendab inimese mälu, lihtsate igapäevaste ülesannete sooritusvõimet ning tähelepanuvõimet. Veel: tee trenni, et pumbata enda vereringesse endorfiine, hoida end õnnelikuna ja stressivabana. Trenni tegemine vähendab stressihormoon kortisooli taset. Sealjuures aitab järjepidevus paremini keskenduda, kiiremini infot töödelda ning arendab mälu ja kognitiivset kontrolli. Ja kui sa tahad kohe päeva alguses midagi saavutada, tee oma voodi ära. Väike saavutus mitte ainult ei tekita head tunnet, vaid see on ka võimalus tulla pärast rasket päeva koju korras voodi juurde.

Paranda keskendumist

Sa saad telefonis teate ning võtad telefoni hetkeks vaatamiseks enda kätte, mõeldes, et mis see ikka sulle teeb. On aga leitud, et pärast segamist kulub inimesel segajast taastumiseks keskmiselt 23 minutit ja 15 sekundit. Seetõttu on väga oluline vähendada segajate hulka, et segatus ei kuhjuks päeva jooksul. Lülita need teated välja.

Üks asi, mis meid väga kipub segama, on teised ülesanded. Seda tuntakse ka kui Zeigarniku efekti, mis on kalduvus mäletada tegemata tööd paremini kui tehtud tööd. Üks viis sellega toime tulla on need ülesanded kiiresti kirja panna, et saaksid oma tööga jätkata. Selleks on piisav tavaline paberileht, kuid nutikas on kasutada rakendust Todoist. Todoist.com-i on väga mugav oma ülesanded kirja panna. Algul saad kõik, mis sulle pähe tuleb, todoist.com-i kirja panna ning hiljem need ülesanded kategoriseerida. Chrome veebibrauseis saab Gmailile lisada Todoist rakenduse, mis võimaldab otse postkastist endale tegevuste nimekirja näiteks kirjale vastamise ülesandeks seada. Oma ülesannete puhul jälgi, millised ülesanded on olulised, mida sa ära suudad teha ning kui palju tööd sa endale määrad.

Foto: Kuvatõmmis

Vähenda segajaid

Nagu juba eelnevalt mainitud, on teavitused teiste inimeste sulle määratud tegevuste nimekiri. Eemalda kõik need teavitused. Lisa järk-järgult tagasi ainult need, mida sa päriselt vajad. See on väga vabastav tunne, kui sind enam mõttetute teavitustega ei segata.

Mobiilirakendus Onward on mõeldud telefoni ülekasutamise pärssimiseks. Sellega saad piirata sotsiaalmeediakasutust või mingi mängu liigset mängimist aegadel, mil sa tead, et ei tohiks nende asjadega tegeleda. Teine sarnane rakendus on Go Fucking Work, mis blokeerib veebilehekülgi. Selle plussiks on motiveeriv ja vaba toon, kuid see ei sobi üldiselt tööl kasutamiseks kangema kraadiga sõnakasutuse tõttu.

Selleks, et oma netikasutusest teadlikum olla, sobib hästi rakendus Escape 2. Sellega saad analüüsida, millised on sinu suurimad segajad ja millistel aegadel sa oled kõige segatavam. Selline audit annab sulle infot, mida enda netikasutuse juures paranda ning mis on juba hästi.

Kui soovid aga ülevaadet oma üldisest ajakasutusest, siis selleks sobib aTimeLogger. Selles on näiteks sellised kategooriad nagu dušš, töö, uni, söömine. Sellega saad koostada pirukadiagrammi ja vaadata oma ajakasutust. Muidugi võiks siin olla sobiv alternatiiv Eesti ettevõtte loodud toggl.com, kus tuleks taolised kategooriad lihtsalt ise luua.

Õpi prioriteete seadma

See, et sul on kiire, ei tähenda, et sa oled produktiivne. Seetõttu on oluline, et teeksid õigeid ülesandeid õigel ajal. Tähelepanu võib jaotada proaktiivseks (tähtsaimad ülesanded), aktiivseks (igapäevased tegevused nagu näiteks tegevuste nimekirja koostamine) ning inaktiivseks (automaatsed tegevused). Inaktiivset tähelepanu saab kasutada hetkel, kui sa pole oma parimas vormis, kuid asjad peaks tehtud saama (spämmi kustutamine). Proaktiivne tähelepanu sobib superkeskendumist nõudvateks ülesanneteks. Aktiivne tähelepanu jääb nende kahe vahele ja sobib näiteks koosolekuteks.

Todoist.com võimaldab sulle lipukestega seada prioriteete. Kõige tähtsamad ülesanded saab märkida punaseks, tähtsuselt teise koha ülesanded oranžiks, kolmanda koha omad kollaseks, neljanda koha omad valgeks.

Foto: Liisa Aavik

Kui sa ei pea mingisugust tegevust tegema, eemalda see. Kui selle töö saab keegi teine paremini ära teha, delegeeri see. Kui sul on tähtsamaid ülesandeid, millega tegeleda ja sa ei jõua kõnealust ülesannet valmis, lükka see edasi. Kui asi peab tehtud saama ja see on prioriteet, siis tee see päriselt ära.

Loo rutiin

Kevin Siskar õpetab ettevõtjaid looma skaleeritavaid ja korratavaid protsesse. Globaalset skaleeritavat firmat ei saa luua, kui sul pole paigas nädalast nädalasse korratavad protsessid. Kevin ise jagab oma nädalapäevad teemadeks, et vähendada ülesannete tüüpide vahetamist. Ta loeb esmaspäeval e-kirju nii, et päeva lõpuks on tal null e-kirja. Teisipäeviti käib ta koosolekutel. Kolmapäeva, neljapäeva ja reede pühendab ta oma tegevuste nimekirjas oleva ära tegemiseks, kasutades Eisenhaueri meetodit. Ta lisab, et oma tematiseeritud päevadest tuleks mõelda kui juhistest, mitte reeglitest, kuna e-kirjadele vastamine ja koosolekud toimuvad ka teistel päevadel.

Igavate ülesannetega toimetulekurutiinid on soovitatav automatiseerida. Oma päevas erinevate väikeste rutiinide loomine aitab toime tulla hetkedega, mil oled oma toimetustes natuke rööpast väljas. Sellised rutiinid võivad olla kasvõi kõigest 10-15 minutit pikad.