Eksperiment: kuidas viie lihtsa sammu abil stressivabalt produktiivseks muutuda

Foto: StockSnap / CC0 Licence

Oleks tore, kui meie aju tuletaks täpselt õigel ajal meelde, millal on näiteks aeg oma kappe korrastada. Tegelikkuses käib sellise kohustusega pidevalt kaasas lakkamatu tunne, et midagi on vaja meelde jätta. Kui sul on aga paigas usaldusväärne süsteem oma igapäevaste kohustustega tegelemiseks, lõpetab sinu alateadvus nende pideva meenutamise, mis vähendab stressi ja tekitab ruumi produktiivsele mõtlemisele.

Ameerika ajajuhtimiskonsultant David Allen kirjutab oma raamatus «Jõudluse kunst: et asjad saaks tehtud» sellest, kuidas olla stressivabalt produktiivne.

1.Kogu

Selleks, et end meeles hoidmise pingest vabastada, on tark oma mõtted kirja panna. Pane kirja kõik tegemist ootavad asjad, mis sind painavad. Mina hakkasin ülikooli loengutes ja kodus õppides laual hoidma paberilehte, kuhu eraldi kirja panna kohustused, mis mul meenusid. Pärast nende kirja panemist tekib mul kiirelt ruumi loengule keskenduda, sest kaob tunne, et peab millestki kinni hoidma. Nüüd olen hakanud kasutama Todoist.com-i. Eesmärk on, et saaksid ükskõik kus kohe oma mõtte kirja panna. See mõte võib olla «osta uus bambushambahari» või «tee annetus Eesti Puuetega Inimeste Kojale» või «kirjuta ürituse sponsoritele ja palu neil endale oma ettevõtte logod saata» või «küsi Joannilt, kuidas ta tervis on».

2.Töötle

Kui kõik need ülesanded on ühte kohta kokku kogutud, saab hakata neid üle vaatama selles järjekorras, milles nad ette tulevad. Esimene küsimus, mida iga asja kohta küsida, on: «Kas ma saan sellega midagi ette võtta?» Täpsemalt, kas sa pead sellega midagi ette võtma? Kui vastus on ei, siis läheb see kas prügikasti, viitematerjaliks («Mul võib seda artiklit tulevikus vaja minna») või «kunagi/võib-olla» nimekirja («osale 20 km jooksuvõistlusel»). Neljas variant on ka: kui see on midagi, mille üle pead veel mõtlema või mida pead hiljem vaatama, pane see endale kalendrisse. Kui asjaga, mida parajasti vaatled, tuleks midagi ette võtta, on järgmine küsimus: «Mis on järgmine tegevus?» See tegevus peab olema füüsiline ja nähtav. Seega, näiteks ära kirjuta «planeeri Tervisekohvikut», vaid kirjuta «telli Fruit Xpressilt 23. aprilli hommikuks puu- ja köögiviljad».

Kui järgmine tegevus on kindlaks tehtud, küsi endalt, kas selle tegemine võtab vähem kui kaks minutit. Kui jah, siis tee see kohe ära (näiteks «küsi Jackilt, kas ta on 22. septembriks lennukipiletid Eesti juhatusega kohtumiseks ära ostnud»). Selle tegevuse kohe ära tegemine võtab lihtsalt vähem aega, kui selle jälgimine. Kui tegevuseks kulub rohkem kui kaks minutit ja jõuad järeldusele, et sa pole parim inimene selle tegemiseks, delegeeri see kellelegi teisele, märkides üles, mida delegeerisid. Kui sa pead nt midagi ootama (näiteks Ebay konto kinnitamise võimalust enne oma vanade kaamerate müüki panemist), siis pane see tegevus ootenimekirja, et teaksid vajadusel oodatavat infot uuesti uurida.

3.Organiseeri

Kui mingi asja tehtud saamiseks kulub rohkem kui üks tegevus, tuleks see liigutada projektide nimekirja. Enamus asju lõpetavad aga ilmselt järgmiste tegevuste nimekirjas. Järgmiste tegevuste nimekirjad on hea jaotada vastavalt  sellele, mis kontekstis neid sooritada tuleb (kodu, arvuti, kontor, pood, kõikjal). Kui sul on asjad, mis tuleb kindlasti ära teha kindlaks ajaks, siis need tuleks paigutada kalendrisse.  Nii on sinu kalender kasulikum, kuna see ütleb, millal tuleb kindlad asjad ära teha ning teised asjad ei hajuta sinu fookust.

4.Analüüsi

Vaata iga nädal oma ülesanded läbi. Soovitatav on selleks planeerida vähemalt 30 minutit näiteks reedel lõunasel ajal. Kontrolli, et igal projektil oleks vähemalt üks järgmine samm kirjas. Ole endaga aus. Kui sa ei taha või ei pea mingit tegevust tegema, liiguta see kas kunagi/võib-olla nimekirja või prügikasti. Ühtlasi vaata oma kunagi/võib-olla nimekirja ning mõtle, kas võiks alustada mõne projektiga sealt.  

5.Tee

Viimane etapp on see, kus tuleb lihtsalt käised üles käärida ja tegutsema hakata. Päeva jooksul puutud sa kokku uue informatsiooniga. Siin tuleb jälle asjade käigus otsustada, kuhu alla milline tegevus kuulub.

David Allen on öelnud: «Sinu mõistus on mõeldud ideede genereerimiseks, mitte nende hoidmiseks!»