Kuidas kasutada telefoni efektiivsemalt?

Foto: SCANPIX

Telefon on paljude inimeste jaoks tööalaselt abivahend number üks ja samal ajal ka suurim ajaraiskaja. Kuid probleem pole mitte telefonis, vaid selles, kuidas me seda kasutame, kirjutab Ardo Reinsalu ajajuhtimisportaalis ajajuhtimine.ee.

Telefoniga on liigagi kerge tekitada probleeme teistele inimestele. Minu arvates on esimene reegel ühistel üritustel (koosolek, koolitus) telefonile mitte vastamine. Kõige parem oleks telefon koosviibimistel üldse välja lülitada. Kui aga tõesti ootad oma elu kõige tähtsamat kõnet, siis lülita telefon hääletule või värinarežiimile.

Kui telefon koosolekul heliseb, on kõige mõttetum käitumine see, kui vastad kõnele teist osapoolt kuulamata ja ütled: «Ma ei saa praegu rääkida!» Kui sa ei saa rääkida, siis miks sa telefonile vastasid?

Kindlasti segad kõiki teisi ega anna ka helistajale võimalust oma murest teada anda. Kui tõesti on tegemist eeldatavasti olulise kõnega, siis tõused laua tagant ja lahkud kõnele vastamiseks toast. Teistega samas ruumis olles telefoni sosistamine on ebaviisakas ja kindlasti ei ole ka tehtud telefonikõne efektiivne.

Telefonile vastates on kõige esimene ülesanne anda helistajale teada, kui palju sul aega on. Tegelikult ei helista ju inimesed eesmärgiga meie aega raisata. Nad lihtsalt ei tea, et me oleme sel hetkel hõivatud.

Seetõttu on mõistlik vastata kõnele järgmiselt: «Väga tore, et sa helitasid. Ma olen praegu pisut hõivatud, aga sinu jaoks on mul ikka minut.» Selline vastus annab helistajale võimaluse otsustada, kas ta räägib oma jutu kohe ära või lepite kokku hilisema vestlusaja. Igal juhul oled juba ette ära hoidnud pikaleveniva sotsiaalse lobisemise.

Muide, ka ise helistades on viisakas esimese asjana kohe uurida, kas vastajal ikka on aega meie pikema kõne jaoks või tuleb teha lühidalt. Teine viisakuse küsimus on see,  kas helistada või saata sõnum.

Mina soovitan saata sõnum, kui tahad anda edasi lühiinfot (näiteks, et jääd 5 minutit kohtumisele hiljaks). Pole ju mõtet tülitada ühepoolse info edastamiseks telefonikõnega. Kõne seevastu on vajalik siis, kui soovid kahepoolset dialoogi.

Kui vestlus on juba alanud ega taha ära lõppeda, on hea soovitus tõusta püsti. Seistes rääkides muutub telefonikõne lühemaks. Ehk oled tähele pannud, et kui mõni kolleeg saab ebameeldiva kõne, kargab ta püsti ja hakkab vesteldes mööda kontorit ringi trampima.

Lõuna-California ülikooli uuringu andmetel suureneb meie aju infotöötluse kiirus püstiasendis 5−20 protsenti. Lisaks kiirenenud ajutegevusele oleme seistes ebamugavamas olukorras, kus kasutame teadlikult ja alateadlikult vestlust lühendavaid võtteid.

Veel aitab telefonikõnet lühendada palve saata e-kiri. Ma ise kasutan seda nippi tihti  nii tüütute müügimeeste, heade koostööpartnerite kui ka kallite kolleegidega. «Vabanda, aga mulle ei jää nagunii need detailid praegu meelde, ehk saadad selle e-kirjaga?» on mugav öelda.

Tihti lõpetab selline lause kõne. E-kiri on aga parem mitmel põhjusel. Esiteks loen ma seda endale sobival ajal ja sobivas tempos. Teiseks on teemast lihtsam ühtemoodi aru saada ja maha jääb kirjalik jälg.